Co istotne - tylko osoby wskazane powyżej (czyli: pełnoletni uczeń lub rodzice dziecka) mogą wystąpić z wnioskiem o wydanie orzeczenia, nie ma tego prawa żadna placówka oświatowa.

Do wniosku o wydanie orzeczenia należy dołączyć:

- wydane przez specjalistów opinie, zaświadczenia;
- wyniki obserwacji i badań psychologicznych, pedagogicznych, lekarskich;
- dokumentację medyczną dotyczącą leczenia specjalistycznego;
- poprzednio wydane orzeczenia lub opinie;
- zaświadczenie lekarza o stanie zdrowia.

Zespół orzekający analizuje złożoną wraz z wnioskiem dokumentację, rozmawia z rodzicami oraz przeprowadza diagnozę dziecka. Jest to przede wszystkim diagnoza psychologiczna, pedagogiczna i logopedyczna, służąca ocenie rozwoju intelektualnego, poznawczego, motorycznego, emocjonalnego i społecznego dziecka. Przeprowadza się ją za pomocą wystandaryzowanych testów.

Dodatkowo zespół orzekający może zwrócić się do przedszkola/szkoły dziecka z prośbą o wydanie opinii o nim, informując o tym fakcie wnioskodawcę. O wydanie takiej opinii może się również zwrócić do przedszkola/szkoły sam wnioskodawca. Przedszkole/szkoła muszą wydać opinię, o której mowa, w terminie 7 dni.

W posiedzeniach zespołu orzekającego, z głosem doradczym, mogą uczestniczyć, za zgodą wnioskodawcy, nauczyciele, wychowawcy, specjaliści prowadzący zajęcia z dzieckiem oraz wskazany przez wnioskodawcę psycholog, pedagog, logopeda, lekarz. Również sam wnioskodawca ma prawo uczestniczyć w posiedzeniu zespołu. W związku z tym poradnia powinna zawiadomić go o terminie planowanego zebrania.

Poradnia musi wydać orzeczenie w ciągu 30 dni od złożenia wniosku - na ręce wnioskodawcy (w szczególnie uzasadnionych przypadkach, uwarunkowanych złożonością procesu diagnostycznego, w terminie 60 dni) i w ciągu najbliższych 7 dni przekazać je wnioskodawcy. Od wydanego przez poradnię orzeczenia wnioskodawca może się odwołać do kuratora oświaty, za pośrednictwem zespołu, który wydał orzeczenie, w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania.

Ważne wszystkie badania, które są wykonywane podczas procesu orzekania wykonywane sią tylko i wyłącznie na wniosek i za zgodą pełnoletniego ucznia lub rodziców dziecka niepełnoletniego.

Uczeń lub jego rodzic mogą (nie muszą) wydane orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego przedłożyć w szkole, do której uczeń uczęszcza, zależy to tylko i wyłącznie od ich woli. Nie może tego wykonać sama poradnia. 

Ponadto: Akty prawne regulujące procedurę
Podstawowe akty prawne dotyczące orzeczeń o potrzebie kształcenia specjalnego to:​

Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 sierpnia 2017 r.
W sprawie warunków organizowania kształcenia, wychowania i opieki dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych, niedostosowanych społecznie oraz zagrożonych niedostosowaniem społecznym.
Link do aktu prawnego: ISAP - Dz.U. z 2017 r. poz. 1578​

Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 września 2017 r.
W sprawie orzeczeń i opinii wydawanych przez zespoły orzekające działające w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych.
Link do aktu prawnego: ISAP - Dz.U. z 2017 r. poz. 1743